Een wildgroei aan Power BI-rapporten? Zo hou je het beheersbaar

1. Start met een duidelijke datastrategie

Voordat je begint met het bouwen van rapporten, is het belangrijk om een overkoepelende datastrategie op te stellen. Stel jezelf de vraag: wat willen we precies bereiken met onze data? Gaat het om betere financiële inzichten, bijvoorbeeld via een Finance dashboard in Power BI? Of willen we salesdata monitoren met een Power BI dashboard sales? Door een duidelijke strategie te definiëren, voorkom je dat verschillende afdelingen dezelfde data op een andere manier visualiseren, wat leidt tot conflicterende inzichten.

Je datastrategie vormt de basis en helpt om helder af te bakenen welke rapporten nodig zijn en welke KPI’s centraal staan. Zo blijft iedereen op dezelfde lijn en werk je toe naar één gezamenlijke waarheid in plaats van dat iedereen zijn eigen verhaal vertelt.

2. Standaardiseer KPI’s en definitie

Niets is zo verwarrend als verschillende definities voor dezelfde KPI. In sommige rapporten staat omzet exclusief BTW, in andere juist inclusief. Door standaarden op te stellen voor veelgebruikte KPI’s, zoals omzet, marge, of klanttevredenheid, voorkom je verwarring en onnodige discussie. Stel een centrale KPI-bibliotheek samen waar iedereen in de organisatie gebruik van maakt.

Dit is vooral belangrijk voor afdelingen zoals Finance, die vaak werken met gedetailleerde gegevens uit systemen zoals Exact Online in Power BI. Door te standaardiseren, zorg je ervoor dat alle rapporten dezelfde taal spreken, wat de betrouwbaarheid en acceptatie van je dashboards vergroot.

3. Ontwikkel een centrale datastructuur en governance

Een wildgroei aan Power BI-rapporten ontstaat vaak doordat gebruikers data uit verschillende bronnen trekken en op hun eigen manier verwerken. Om dit te voorkomen, is het belangrijk om een centrale datastructuur op te zetten. Dit kan bijvoorbeeld een datawarehouse of een datamodel zijn waar alle relevante bedrijfsdata in samenkomt. Zo creëer je een stabiele basis en voorkom je dat verschillende versies van de waarheid ontstaan.

Goede governance is essentieel om te bepalen wie toegang heeft tot welke data en wie wijzigingen mag aanbrengen. Stel bijvoorbeeld regels op over hoe data geüpdatet wordt en wie verantwoordelijk is voor de datakwaliteit. Door een betrouwbare en consistente datastructuur te gebruiken, kunnen gebruikers vertrouwen op de informatie in hun Power BI-dashboards zonder dat iedereen zijn eigen datasets bij elkaar sprokkelt.

4. Creëer een set basisdashboards voor iedereen

Een van de beste manieren om wildgroei te voorkomen, is door een aantal basisdashboards te ontwikkelen die voor de hele organisatie beschikbaar zijn. Denk hierbij aan dashboards voor de meest gebruikte bedrijfsfuncties, zoals verkoop, financiën, en HR. Deze basisdashboards bieden een overzicht van de belangrijkste KPI’s en zijn altijd up-to-date.

Bijvoorbeeld, een Finance dashboard in Power BI kan financiële managers en controllers van alle basisinformatie voorzien, zodat ze niet zelf een apart dashboard hoeven te bouwen. Zo voorkom je dubbel werk en zorg je voor consistentie.

Daarnaast kan je met de basisdashboards als vertrekpunt iedereen een uniforme, betrouwbare set gegevens bieden. Afdelingen die extra inzichten nodig hebben, kunnen vervolgens uitbreiden op deze basis zonder zelf het wiel opnieuw uit te vinden.

5. Beperk toegang tot de Power BI-service en geef training

Veel wildgroei ontstaat doordat iedereen vrij toegang heeft tot Power BI en zonder training begint te bouwen. Overweeg daarom om de toegang tot Power BI te beperken en goed na te denken over wie rapporten mag maken en wie ze alleen mag bekijken. Vaak is het nuttig om een centraal team te hebben dat de expertise en het overzicht heeft om robuuste rapporten te bouwen.

Daarnaast is een goede Power BI training cruciaal. Het zorgt ervoor dat iedereen begrijpt hoe ze Power BI effectief kunnen gebruiken, zonder onnodig dupliceren of ongecontroleerde rapportages. Door een trainingstraject op te zetten voor medewerkers die Power BI-rapporten bouwen, leer je hen werken met gestandaardiseerde datasets en een centrale datastructuur. Zo voorkom je dat afdelingen op eigen houtje rapporten bouwen die niet aansluiten bij de bedrijfsstandaarden.

6. Gebruik een goed versiebeheer voor je rapporten

Een veelvoorkomend probleem is dat dashboards en rapporten steeds worden aangepast en uiteindelijk meerdere versies bestaan. Dit leidt tot verwarring en maakt het moeilijk om te bepalen welk rapport het meest actueel is. Door versiebeheer in te voeren, kun je de wijzigingen bijhouden en ervoor zorgen dat iedereen met dezelfde versie werkt.

Overweeg bijvoorbeeld om een specifieke versie van je rapport te markeren als ‘definitief’ en deze alleen te updaten na goedkeuring van een centraal team. Dit voorkomt dat medewerkers hun eigen aangepaste versies gebruiken en houdt je rapportageproces consistent.

7. Bevorder een datagedreven cultuur

Tot slot, zorg ervoor dat iedereen in de organisatie het belang begrijpt van een gestructureerde en uniforme rapportage. Een datagedreven cultuur zorgt ervoor dat medewerkers meer waarde hechten aan gestandaardiseerde rapporten en minder snel geneigd zijn om hun eigen dashboards te maken. Dit begint bij de directie en moet door de hele organisatie ondersteund worden.

Het bevorderen van een datagedreven cultuur betekent niet alleen dat mensen beter geïnformeerd worden, maar ook dat ze leren beslissingen te nemen op basis van betrouwbare data. Met een sterk datagedreven mindset begrijpt iedereen het belang van eenduidige rapportages, en worden de basisdashboards en centrale datastructuren een integraal onderdeel van de dagelijkse besluitvorming.

Conclusie

Power BI biedt ongekende mogelijkheden voor datavisualisatie en inzichten, maar zonder structuur ontstaat er snel een wildgroei aan rapporten. Door te starten met een heldere datastrategie, KPI-standaarden op te stellen, een centrale datastructuur te ontwikkelen, en toegang te beperken, kun je het aantal rapporten beheersbaar houden en ervoor zorgen dat iedereen dezelfde informatie gebruikt.

Voorkom dat je organisatie verdwaalt in een woud van losse Power BI-rapporten. Zorg voor een krachtige basis, investeer in training en beheer, en bevorder een datagedreven cultuur. Zo haal je het maximale uit je Power BI-investering en creëer je waardevolle dashboards die écht gebruikt worden.

Benieuwd naar hoe je dit stapsgewijs implementeert? Laten we eens sparren!