Hoe bepaal je KPI's waarmee je echt kunt sturen?
Een essentiële stap in de ontwikkeling naar een datagedreven organisatie is het bepalen van de KPI's (Kritische Prestatie Indicatoren). In deze blog lees je over veelgemaakte fouten in het bepalen van de KPI's. En krijg je een checklist om te bepalen of je de juiste KPI's te pakken hebt.
KPI's, feiten en dimensies
Een veelgemaakte fout in het bepalen van KPI's is dat de vele perspectieven waarop naar stuurinformatie wordt gekeken worden beschouwd als KPI's.
Laten we dat uitleggen met een voorbeeld.
Wat is in onderstaand businessvraagstuk een KPI?
- Wat is de omzet in Duitsland in het eerste kwartaal van 2022, per verkoopregio, per klantgroep, per productgroep en per vertegenwoordiger?'
Hierin staat maar één KPI: omzet. De overige termen zijn dimensies. Een dimensie is het perspectief van waaruit de feiten worden bekeken, zoals periode, klant, regio, productgroep.
De omzet in het voorbeeld is een feit. Een feit is een meetwaarde die je kunt optellen, zoals bedrag, aantal.
Een KPI kan een combinatie zijn van meerdere feiten:
- Omzet = Aantal x Verkoopbedrag
- Brutomarge = Omzet - Kostprijs
Ezelsbrug:
- Feiten kun je optellen.
- Dimensies: worden voorafgegaan door het woord ‘per’.
KPI-tabel
Het opstellen van een KPI-tabel is een essentiële stap in een BI-inventarisatie. Het slaat een brug tussen de strategie en processen van het bedrijf enerzijds en de databronnen en te ontwikkelen dashboards anderzijds.
Met het bepalen van de KPI-tabel kun je draagvlak binnen de organisatie creëren voor het BI-project.
Doe dit met een team waarin alle disciplines vertegenwoordigd zijn, zoals commercie, productie, financieel etc. En neem hiervoor de tijd.
KPI-checklist
Gebruik deze checklist om te bepalen of je de juiste KPI's te pakken hebt.
Wat wil je weten?
Wat is de definitie van de KPI met een eenduidige benaming en definitie van databronnen?
Waarom wil je dit weten?
Wat is de samenhang met de missie, visie en bedrijfsdoelstellingen?
Wie is hiervoor verantwoordelijk?
Gedeelde verantwoordelijkheid is geen verantwoordelijkheid. De verantwoordelijke persoon voor de omzet zal de commercieel directeur zijn. De accountmanagers voor de omzet per regio of klantgroep, dus voor een bepaalde dimensie.
Hoe vaak wil je het weten?
Een KPI die je ieder kwartaal wilt weten zal geen cruciaal getal zijn. Je kunt er niet direct dagelijks op sturen.
Welke acties kan deze persoon ondernemen op basis van de informatie?
Hiermee zorg je ervoor dat een KPI 'actionable' wordt. Denk vooraf na over mogelijke acties door verantwoordelijke personen of afdelingen. Als onduidelijk is welke acties gedaan kunnen worden, dan is het meer een 'ijdelheids-KPI': 'nice to know' maar geen 'need to know'.
Tenslotte
Het ideale aantal KPI's is een 'handvol', zeg tussen de 3 en 7 KPI's.
Heb je meer KPI's? Ga dan terug naar 'start':
- Kijk welke KPI's het meest relevant zijn in het kader van de strategie.
- Bekijk of er toch nog dimensies in de KPI's zitten.
- Bepaal prioriteiten. Als een KPI onder de streefwaarde zit, zal er dan paniek zijn?
De KPI-tabel kan vervolgens de basis zijn voor de planning en bepaling van de prioriteiten in de implementatie van Power BI.
Wil je ook starten met datagedreven ondernemen?
- Wil je dagelijks inzicht met dashboards?
- Wil je één versie van de waarheid?
- Wil je een einde aan de vele rondslingerende rapportages?
- Wil je Excel gaan vervangen door Power BI?